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Datenschutzrichtlinie

Unsere Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt am 19.11.2024 aktualisiert.

Bei Mentafy (Gottfried-Hagen-Straße 60-62, 50115 Köln) legen wir großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten bei der Nutzung unserer Dienste zur Unterstützung des studentischen Schreibprozesses, zur Überprüfung der Autorenschaft und zur Erstellung von Integritätsberichten. Dieses Dokument erklärt, wie wir Ihre Daten verarbeiten, und beschreibt Ihre Rechte gemäß den geltenden Gesetzen.

1. Erhobene und verwendete personenbezogene Daten

1.1 Kontodaten

Bei der Registrierung bei Mentafy erstellen wir ein persönliches Konto mit folgenden Informationen:

  • Benutzername (E-Mail-Adresse)
  • Sicher verschlüsseltes Passwort

Diese Daten sind notwendig, um unsere Dienste bereitzustellen und den Zugriff auf Ihre Ergebnisse zu ermöglichen. Optional können Sie Ihren Namen, Ihre bevorzugte Sprache und Ihr Geschlecht zu Ihrem Profil hinzufügen. Kontodaten sind privat und werden intern zur Identifizierung und Bereitstellung unserer Dienste verwendet.

1.2 Single-Sign-On (SSO)

Wenn Sie sich über Drittanbieterdienste (z. B. Google oder Microsoft) anmelden, importiert Mentafy die relevanten Kontodaten von diesen Anbietern.

1.3 Dokumentdaten

Beim Einreichen eines Dokuments zur Verifizierungsprüfung der Urheberschaft wird der Text analysiert und Metadaten für einen Integritätsbericht extrahiert. Daten aus dem Dokument werden nicht an Dritte weitergegeben.

Die anonymisierten Metadaten werden genutzt, um proprietäre künstliche neuronale Netzwerke zu trainieren. Persönliche Daten oder der tatsächliche Inhalt der Dokumente können aus diesem System nicht abgerufen werden.

1.4 IP-Adresse und Browsereinstellungen

Wir bieten auf unseren Websites Chatbot-Gespräche an, z. B. um Studierenden bei der Suche nach einem geeigneten Thema für ihre Arbeit zu helfen. Zu diesem Zweck nutzen wir externe generative KI-Dienste (derzeit ChatGPT 4o von OpenAI LLC). Der Inhalt des Chats ist immer unabhängig von jeglichen Konten- oder Dokumentendaten und daher per se anonym, außer den konkret eingegebenen Inhalten. Nutzer werden darauf im Einzelfall hingewiesen.

1.5 IP-Adresse und Browsereinstellungen

Wir erfassen Ihre IP-Adresse, Browsereinstellungen und den ungefähren Standort (auf Stadtebene), um die Funktionalität der Dienste zu verbessern, Missbrauch nachzuverfolgen und regionale Vorschriften einzuhalten.

1.6 Kommunikationspräferenzen

Wenn Sie sich für Newsletter oder Updates anmelden, erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Präferenzen. Sie können sich jederzeit über den Link in unseren E-Mails abmelden.

1.7 Zweck der Datennutzung

Wir verwenden Ihre Daten, um:

  • Unterstützung beim studentischen Schreiben, Überprüfung der Autorenschaft und Integritätsberichte bereitzustellen.
  • Sie als registrierten Nutzer zu identifizieren.
  • Unsere Dienste zu verbessern und auf Ihre Anfragen zu reagieren.
  • Optionale Newsletter zu versenden (falls Sie zugestimmt haben).
  • Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Missbrauch zu verhindern.
1.8 Die Rechtsgrundlage, auf der wir persönliche Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Vertragliche Verpflichtungen: Zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber (gemäß Artikel 6.1(b) DSGVO).
  • Gesetzliche Verpflichtungen: Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (gemäß Artikel 6.1(c) DSGVO).
  • Betrieb der Dienste: Zur Bereitstellung und Verwaltung unserer SaaS-Bildungsdienste.
  • Berechtigte Interessen: Zur Unterstützung unserer berechtigten geschäftlichen Interessen im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website und der Erbringung unserer Dienste, sofern diese nicht Ihre Grundrechte und -interessen überwiegen (gemäß Artikel 6.1(f) DSGVO).
  • Interessen Dritter: Zur Verfolgung berechtigter Interessen Dritter, sofern diese mit Ihren Rechten und Interessen vereinbar sind (gemäß Artikel 6.1(f) DSGVO).
  • Rechtsansprüche: Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, soweit erforderlich (gemäß Artikel 9.2(f) DSGVO).

Diese Rechtsgrundlagen können sich teilweise überschneiden, sodass mehrere Rechtfertigungen für die Verarbeitung Ihrer Daten gelten können. In Fällen, in denen Sie ausdrücklich Ihre Einwilligung für bestimmte Verwendungen gegeben haben (z. B. für den Erhalt von Newslettern, gemäß Artikel 6.1(a) DSGVO), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihre Daten unter Umständen weiterhin auf Grundlage anderer anwendbarer Rechtsgrundlagen verarbeiten dürfen.

2. Offenlegung personenbezogener Daten

2.1 Allgemeine Offenlegungen

Mentafy gibt Ihre personenbezogenen Daten ohne ausdrückliche Zustimmung nicht öffentlich weiter.

2.2 Zusammenarbeit und Archive

Wenn Sie Dokumente innerhalb einer Organisation oder mit anderen teilen, ist der Zugriff begrenzt und wird von Ihnen gesteuert. Wenn Sie eine Einladung annehmen, sieht die einladende Person Ihren Namen, Ihr eingereichtes Dokument und den zugehörigen Bericht.

2.3 Externe Dienste

Wir arbeiten mit Drittanbietern (z. B. Hosting- oder Analysetools) unter strengen Verträgen, um die Datensicherheit und die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten.

2.4 Versionsverlauf aus der Cloud

Eine sehr spezifische Methodik von Mentafy besteht darin, sowohl den Versionsverlauf einer Textdatei als auch den globalen Dateiverlauf eines dedizierten Ordners zu nutzen, um den Umfang der persönlichen Beiträge zu analysieren und festzustellen, wo Inhalte kopiert wurden. Wenn die Datei auf einem Cloud-Dienst wie GoogleDrive oder OneDrive erstellt und bearbeitet wurde, wird der Versionsverlauf dieser Datei analysiert, um basierend auf den abgeleiteten Metadaten einen Integritätsbericht zu erstellen. Im Detail umfasst der Zweck und Umfang dieser Datenanalyse:

  • Überwachung und Aufzeichnung von Änderungen an gespeicherten Dokumenten in einem speziellen, benannten Ordner, um den Arbeitsprozess eines Nutzers nachzuvollziehen.
  • Import des Versionsverlaufs für Änderungen an einem vom Nutzer ausgewählten Dokument.

Weder die Dateien selbst noch andere Informationen außerhalb des genannten Ordners und der angegebenen Datei werden in irgendeiner Weise verarbeitet. Der Versionsverlauf wird ebenfalls nicht gespeichert, sondern nach der Metadatenextraktion gelöscht.

3. Verantwortliche Stelle

3.1 Von uns kontrollierte Informationen

Mentafy ist für die Daten verantwortlich, die Sie zur Erstellung und Verwaltung Ihres Profils angeben, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, Ihres Passworts und Ihrer registrierten IP-Adresse. Wir sind auch für Daten verantwortlich, die mit externen Diensten geteilt werden (siehe Abschnitt 2.3). Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten unterliegt den deutschen Datenschutzgesetzen.

3.2 Von Ihnen kontrollierte Informationen

Sie sind für alle Inhalte verantwortlich, die Sie zur Überprüfung der Autorenschaft einreichen, sowie für alle personenbezogenen Daten, die Sie über Drittanbieter-SSO-Dienste teilen.

4. Sicherheitsmaßnahmen

4.1 Allgemein

Mentafy setzt fortschrittliche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Da die Online-Kommunikation jedoch Risiken birgt, raten wir davon ab, vertrauliche Informationen über unverschlüsselte E-Mails zu senden.

4.2 Links zu Websites

Unsere Website, einschließlich der Berichte zur Überprüfung der Autorenschaft und Integrität, kann Links zu Drittanbieter-Websites enthalten. Diese Links dienen nur Ihrer Bequemlichkeit und stellen keine Unterstützung unsererseits dar. Wir übernehmen keine Verantwortung für deren Inhalte oder Datenschutzpraktiken.

Wir empfehlen, die Datenschutzrichtlinien aller Drittanbieter-Websites, die Sie besuchen, zu prüfen, da deren Verfahren zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von unseren abweichen können.

5. Cookies and Tracking

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um:

  • Die Leistung der Website zu überwachen.
  • Das Nutzererlebnis zu verbessern (z. B. durch Speicherung von Login-Präferenzen).
  • Anonymisierte Analysen zu sammeln.

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren, beachten Sie jedoch, dass dies die Funktionalität beeinträchtigen kann.

6. Zugriff, Korrektur oder Löschung Ihrer Daten

Sie können Ihre Daten über Ihr Mentafy-Konto einsehen und verwalten. Wenn Sie wissen möchten, welche Daten wir über Sie speichern, können Sie uns unter info@mentafy.com kontaktieren. Möchten Sie Ihr Konto löschen, werden alle zugehörigen Daten entfernt, mit Ausnahme eines eingeschränkten Protokolls, das aus rechtlichen Gründen aufbewahrt wird.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • Auf Ihre Daten zuzugreifen.
  • Ungenauigkeiten zu korrigieren.
  • Die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken oder zu widersprechen.
  • Ihre Einwilligung für bestimmte Verwendungszwecke (z. B. Newsletter) zu widerrufen.
  • Die Übertragbarkeit Ihrer Daten anzufordern, soweit zutreffend.

8. Informationen zu Kindern

Unsere Website ist nicht für die Nutzung durch Kinder gedacht. Sollten Sie erfahren, dass ein Kind unter 13 Jahren uns persönliche Informationen bereitgestellt hat, benachrichtigen Sie uns bitte unverzüglich, damit wir entsprechende Maßnahmen ergreifen können.

9. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Mentafy ist für kontobezogene und dienstbezogene Informationen verantwortlich. Bei Fragen, Anliegen oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter:
E-Mail: info@mentafy.com
Post: Gottfried-Hagen-Straße 60-62, 50115 Köln, Deutschland

10. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie gelegentlich aktualisieren. Die neueste Version wird auf unserer Website veröffentlicht. Wesentliche Änderungen werden Ihnen mitgeteilt. Ihre fortgesetzte Nutzung unserer Dienste gilt als Zustimmung zu den überarbeiteten Richtlinien.

Für weitere Anfragen können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wenn Ihre Beschwerde nicht gelöst wird, können Sie sich an die deutsche Datenschutzbehörde wenden.